FOLIO-Migration: Die Universitätsbibliothek Bayreuth bekommt ein neues Bibliothekssystem

Die Ausleihe von Medien aus dem Freihandbestand der UB ist bis einschließlich Sonntag, 20.09.2026, möglich. Während der Zeit vom 21.09.2026 bis 28.09.2026 können keine Medien aus dem Bestand der UB entliehen werden; Sie haben in dieser Zeit auch keinen Zugriff auf Ihr Bibliothekskonto.

Die Einschränkungen sind bereits bei den Leihfristen der Medien berücksichtigt, so dass Ihnen hier keine Nachteile (z.B. Mahnungen) entstehen.

Eine Rückgabe von Medien an den Theken ist während der gesamten Migrationsphase möglich.

Die Lesesäle sind weiterhin geöffnet und die Medien aus dem Freihandbestand stehen für die Benutzung in den Räumen der UB zur Verfügung.

Nicht von der Migration betroffen sind E-Medien (E-Books, elektronische Zeitschriften, Datenbanken); diese stehen während des gesamten Migrationsprozesses wie gewohnt zur Verfügung.

Fernleihbestellungen für Monographien sind vom 27.07.2026 bis 29.09.2026 nicht möglich. Zuvor bestellte Fernleihen können jedoch weiterhin (bis 20.09.2026) abgeholt und ausgeliehene Medien zurückgegeben werden.

Die Fernleihe von Aufsätzen / Kopien ist von diesen Einschränkungen nicht betroffen.

Erwerbungswünsche können während des gesamten Migrationszeitraumes an die Bibliothek geschickt werden. Während der Zeit vom 03.09.2026 bis voraussichtlich 29.09.2026 sind jedoch seitens der UB keine Bestellungen bei ihren Lieferanten möglich; diese Einschränkung betrifft auch den Kauf von elektronischen Medien. Die Einarbeitung von Medien in den Bestand kann während dieser Zeit ebenfalls nicht erfolgen.

Die wohl sichtbarste Veränderung ist der mit dem FOLIO-Umstieg einhergehende Wechsel des UB-Katalogs auf das Discoverysystem „VuFind“. Mit VuFind steht Ihnen ein moderner Online-Katalog zur Verfügung, der zahlreiche Funktionen bündelt und die Literaturrecherche zukünftig noch komfortabler macht.

Ein solches Mammutprojekt benötigt einiges an Vorlauf: Bereits seit mehreren Jahren arbeitet die UB Bayreuth am Umstieg auf das neue Bibliothekssystem – Funktionen in FOLIO werden entwickelt und getestet, Arbeitsabläufe und Einstellungen angepasst und Fehler, die sich über die Jahre in den Daten eingeschlichen haben, ermittelt und bereinigt. Das alles geschieht nicht nur an der UB Bayreuth selbst, sondern vieles auch in Zusammenarbeit mit der bayerischen und deutschen Bibliothekscommunity. (Hintergrundinformationen finden Sie in Ausgabe 01/2024 des UB-Newsletters.)

Im März 2026 – etwa ein halbes Jahr vor der Echtmigration – startet die erste Testmigration, die etwa drei Wochen dauert. Dabei wird ein Abzug der Daten vom alten Bibliothekssystem in FOLIO überspielt, um zu sehen, ob alle Daten sauber übertragen werden und im neuen System an der richtigen Stelle wiederzufinden sind. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, muss die Ursache für den Fehler gesucht und dieser korrigiert werden. Nutzerinnen und Nutzer der UB werden von dieser Testmigration nichts merken – unabhängig davon laufen die aktuellen Systeme währenddessen wie gewohnt.

Wie gut die UB bei der Bereinigung der Fehler aus der ersten Testmigration gearbeitet hat, zeigt die zweite Testmigration. An der UB Bayreuth beginnt diese Anfang Juli. Ihr Ablauf gleicht dem der ersten Testmigration; neu ist, dass die Daten hier in einen Klon des späteren FOLIO-Echtsystems eingespielt werden. Wenn alles gut läuft, sollte schon jetzt alles passen. Wenn nicht, müssen die Daten noch einmal angeschaut und bei Bedarf bereinigt werden. Auch dieser Schritt wird nach außen nicht zu merken sein.

Jetzt wird es ernst: Der Umstieg auf das FOLIO-Echtsystem startet. Nun werden erstmals auch die Nutzerinnen und Nutzer der Bibliothek mit dem Umstieg konfrontiert. Das erste, was nach außen sichtbar ist, ist die temporäre Aussetzung der Fernleihe, die rund zwei Monate vor dem eigentlichen Umstieg beginnt und während derer keine Fernleihbestellungen von Monographien möglich sind.

Die eigentliche Migration startet Anfang September: Die alten Systeme werden eingefroren und die Daten dann Schritt für Schritt nach FOLIO übertragen. Den Anfang machen die Katalog- und Erwerbungsdaten, womit temporär kein Kauf und keine Katalogisierung von Medien möglich sind. Um die Belastungen für die Forschenden und Studierenden möglichst gering zu halten, werden die Daten aus dem Bereich der Ausleihe erst ganz am Ende migriert. Ganz ohne Einschränkungen geht es aber leider nicht: Vom 21.09.2026 bis 29.09.2026 können keine Medien ausgeliehen werden.

Am 29.09.2026 gibt es dann (hoffentlich) etwas zu feiern: Die Migration ist abgeschlossen, das neue Bibliothekssystem geht an den Start.

Bei „FOLIO“ handelt es sich um eine Open-Source-Variante eines bibliothekarischen Lokalsystems, welches von der Open-Library-Foundation (OLF) entwickelt wird. Diese Software steuert die Prozesse in bibliothekarischen Kernbereichen wie Erwerbung und Ausleihe von Medien, Fernleihe, Statistik oder Metadatenmanagement. Im Gegensatz zu kommerziellen Bibliotheksmanagementsystemen, die von einem Anbieter kostenpflichtig bereitgestellt werden, wird FOLIO von einer wachsenden internationalen Community in enger Zusammenarbeit entwickelt. Der modulare Aufbau und die stetige Weiterentwicklung von FOLIO ermöglichen es, dass das Bibliotheksmanagementsystem den aktuellen Bedürfnissen einer modernen Bibliothek gerecht wird und sich gleichzeitig rasch an zukünftige Anforderungen anpassen kann.

Die Entwicklung von FOLIO wird seit 2016 von einer wachsenden internationalen FOLIO-Community vorangetrieben, an der sich Einrichtungen wie die amerikanische Library of Congress, die Stanford University, die University of Chicago oder die National Library of Australia beteiligen (einen Überblick über die Mitglieder der internationalen FOLIO-Community finden Sie hier). Bibliothekarinnen und Bibliothekare engagieren sich darin vor allem in „Special Interest Groups“ (SIGs), in denen sie ihre Arbeitsabläufe und die daraus resultierenden Anforderungen an die Software beschreiben. Außerdem unterstützen sie bei der technischen Entwicklung des Produkts, etwa durch das Schreiben von Skripten oder das Testen von Funktionen auf Fehler und Praxistauglichkeit.

Einen Überblick über das FOLIO-Projekt auf internationaler Ebene finden Sie hier.

Im Bayerischen Bibliotheksverbund (BVB) begann der Weg zu FOLIO im Jahr 2020, als eine Arbeitsgruppe („Task Force FOLIO“, TFF) eingerichtet wurde, die den Auftrag hatte, den Einsatz von FOLIO als neues Bibliotheksmanagementsystem an bayerischen Bibliotheken zu prüfen. Nach einer positiven Evaluation von FOLIO durch die TFF entschied der Verbundrat des BVB – ein Gremium, dem die Leiterinnen und Leiter der bayerischen Universitäts- und Hochschulbibliotheken sowie der Bayerischen Staatsbibliothek angehören – im Jahr 2022, den Einsatz von FOLIO an bayerischen Bibliotheken vorzubereiten.

In einer ersten Projektphase wurde der Umstieg von vier sogenannten Pilotbibliotheken – die Bibliotheken der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt, der Technischen Universität München, der Universität und der Ostbayerischen Technischen Hochschule in Regensburg – realisiert. In der zweiten Projektphase, die 2025 begonnen hat, werden nun die restlichen 25 Universitäts- und Hochschulbibliotheken, die dem BVB angehören, auf FOLIO migrieren. Das Projekt wird seit 2022 durch das Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst (StMWK) finanziell gefördert.

Federführend bei dem Umstieg der bayerischen Bibliotheken auf FOLIO ist die Verbundzentrale des BVB in München. Unterstützt werden die dortigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch das Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) sowie die Bibliothekarinnen und Bibliothekare in den einzelnen Einrichtungen, die das FOLIO-Projekt durch ihre Expertise und ihren Einsatz in den Arbeitsgruppen auf Verbundebene gemeinsam voranbringen.

Weitere Informationen zum FOLIO-Projekt im Bibliotheksverbund Bayern finden Sie hier.

Die UB Bayreuth bereitet sich seit längerem auf den anstehenden Systemumstieg vor. Als organisatorischer Rahmen wurde zunächst eine abteilungsübergreifende Arbeitsgruppe eingerichtet, die mit dem Näherrücken des Umstiegs im Sommer 2024 auf das hausinterne Projekt „FOLIO-Migration“ erweitert wurde. Innerhalb des Projekts bereiten Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen der Bibliothek den Umstieg vor, um einen reibungslosen Ablauf und die unverzügliche Wiederaufnahme der bibliothekarischen Arbeit nach der Migration zu gewährleisten.

Daneben engagieren sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der UB Bayreuth auch in bayern- und deutschlandweiten FOLIO-Arbeitsgruppen. Dabei unterstützen sie innerhalb der Community die Entwicklung des Projekts und können gleichzeitig von den Erfahrungen und Kenntnissen der anderen Kolleginnen und Kollegen lernen und beim Umstieg der eigenen Bibliothek davon profitieren.

Weitere Informationen zum FOLIO-Projekt an der UB Bayreuth finden Sie hier.